Nie wieder Stapel

In 5 einfachen Schritten zum perfekt organisierten Schreibtisch

Mein Traum war schon lange ein wunderschönes Büro mit einem aufgeräumten Schreibtisch, doch die Realität sah ganz anders aus. Leider habe ich keine Fotos von früher aufgehoben. Doch wie und was sich verändert hat, das möchte ich gern mit Dir teilen.

Nicole Sehl, Autorin von „Nie wieder Stapel“

Bei einem Netzwerktreffen lernte ich Nicole Sehl kennen. Sie berät und trainiert Firmen und Einzelpersonen in Sachen Büroorganisation. Schon 1996 machte sie sich in dem Bereich selbständig und entwickelte die sehr erfolgreiche Organisationsmethode DynaLIne. Damit arbeiten heute ganz entspannt und effizient tausende Menschen.
Sie erzählte mir von ihrem Buch „Nie wieder Stapel“ und kaum zuhause angekommen hab ich es mir bestellt und innerhalb von wenigen Tagen durchgelesen. Einiges davon habe ich dann auch sofort umgesetzt. Und allein das war schon total interessant, was sich da so bei mir verändert hat. Als Nicole dann im Dez. ein Seminar zu dem Thema angeboten hat, war mir klar, das werde ich auf jeden Fall besuchen.

Was soll ich sagen, es hat sich absolut gelohnt und ich denke, Du kannst von dem was ich da gelernt habe, sicher auch profitieren.

Stapel im Unterbewußtsein

1. Das erste was mir zwar schon klar war, doch was Nicole uns deutlich machte, war wie sehr Stapel im Büro unser Unterbewusstsein beeinflussen und uns sozusagen unter Druck setzen mit der Botschaft „Arbeit“, „mehr Arbeit“, „noch mehr Arbeit“. Dabei ist es vollkommen gleich ob diese Stapel auf dem Tisch, im Regal, am Fensterbrett oder am Boden sich türmen.
Allein durch das beseitigen der Stapel erlebte ich viel mehr Leichtigkeit.

Ich hatte auch immer eine ewiglange to-do-Liste die mir das Gefühl vermittelte immer länger zu werden und mich zu fragen „wie schaff ich das“

Die Empfehlung von Nicole war immer nur 1 Thema auf ein 1 Blatt zu schreiben, weil ich es dann terminieren kann und lästige „Schieberitis“ vermeide.

Und so ging es im ersten Schritt um das Ausmisten. Ich hab mir dafür einen Samstag frei gehalten, gute Musik aufgelegt und los ging es. Schublade für Schublade, Regal für Regal immer die Frage: wichtig – ja oder nein? Dafür hatte ich mir 3 große Kartons bereit gestellt, einen für alles zum sofort entsorgen (weil ich es auch die letzten 5 Jahre nicht gebraucht habe), einen wo ich noch nicht sicher war und einen für all die Dinge die wichtig sind und die ich weiter brauche.

Platz optimieren

2. Im nächsten Schritt ging es dann um die richtigen Möbel am richtigen Ort. Obwohl es total gut im Buch beschrieben war, hat es mir enorm geholfen, daß wir bei dem Seminar eine kurze Skizze von unserem Büro machten und Nicole uns Optimierungsmöglichkeiten aufzeigte.

Und so ging es am 2. Tag nach dem ausmisten ans umstellen. Daß man nicht mit dem Rücken zur Tür sitzen sollte war schon klar, doch mir war wichtig, daß ich ins Freie schauen kann, wie sollte das beides möglich sein bei 3 Schreibtischen (wir sind zu dritt im Büro) im Raum. Ich erinnere mich wie heute daran, daß ich zunächst dachte, das geht bei uns gar nicht und wohin mit all den Sachen die wir brauchen. Als wir dann unsere Möbel umgestellt hatten ging es uns allen gleich, es war wie ein neues Lebensgefühl. Vor allem das große Bild das ich an der gegenüberliegenden Wand aufgehängt habe verschafft mir jeden Tag wunderbare Atempausen.

Mappe statt Stapel

3. Der dritte wichtige Schritt war dann das Thema: Freiräume und Übersicht – die Werkzeuge für stressfreies Arbeiten.

Ich hatte es ja schon mal erlebt, daß ich über Nacht sozusagen 3 Monate ausgefallen bin und sich jemand anders an meinem Schreibtisch und in meinem PC zurechtfinden musste. Deshalb war das Thema Transparenz – so daß sich jeder zu jeder Zeit an dem Arbeitsplatz zu 100 Prozent zurecht findet für mich ganz besonders wichtig.

Meine Mitarbeiterin, mein Mann und ich, wir verbrachten täglich immer wieder viel Zeit mit Suchen und wenn man das auf das Jahr hoch rechnet ist das echt erschreckend. Mit der neuen Arbeitsweise hat sich das deutlich verbessert und von daher empfehle ich Dir dieses System auch für Dich zu nutzen.

Die persönliche Arbeitsmappe von 1-31 ist der einfachste Weg um Streß zu vermeiden. Dabei bin ich erstmal in die Falle getappt und hab so viel in den jeweiligen Tag gelegt, daß es unmöglich zu schaffen war. Von daher ist es gut die Punkte von dem jeweiligen Tag mit dem Kalender abzugleichen. Die 2. Arbeitsmappe von 1-12 ist eine sinnvolle Ergänzung für das ganze Jahr. Was den Kalender betrifft, hier trage ich auch meine Pausen ein, die enorm wichtig sind und mich letztlich erfolgreicher machen.

Eine große Erleichterung war für mich auch die Erstellung eines Kunden-Stammblattes, bei jedem Telefonat trage ich gleich die wichtigsten Punkte hier ein und die verwirrende „Zettelwirtschaft“ hat ein Ende.

Für die wichtigen Projekte gibt es seitdem bei mir 10 Hängemappen, wobei der Querverweis zu dem Inhalt der Mappe in der Arbeitsmappe liegt.

Briefkorb statt Stapel

4. Eine Herausforderung war für mich das Thema: 8 Briefkörbe

Der rote Briefkorb wurde beschriftet mit „Eingang“ und sollte jeden Abend leer sein. Damit starte ich mit einem ganz anderen Gefühl in den neuen Arbeitstag. Der gesamte Informationsfluss in Papierform läuft damit über die Eingangsfächer auf dem Schreibtisch und damit bleibt der Schreibtisch als solches frei.
Unter dem Eingangskorb befindet sich der weiße Korb „Ausgang“, dann einer mit Notizpapier / Kunden-Stammblatt (keine Klebezettel mehr), dann noch einer für dringende Notizen mit rotem Papier und eines mit „zu lesen“. Dieses Fach hat mir am meisten geholfen, da es jetzt immer geleert wird, wenn das Fach voll ist. Und als letztes das Fach Zwischenablage, eine enorme Zeitersparnis.

Nie wieder Stapel im PC!

5. Die gleiche Ordnung im PC und im Büro, das war für mich ein absolut wichtiges Thema. Anfangs gar nicht so leicht zum zuordnen, doch heute arbeiten auch alle meine Teampartner mit diesem klassischen Aktenplan und erleben so die Erleichterung in der Fülle der Informtionen.

1. Kunden, rot für Dynamik, anregend in dem Bereich der Gewinn und Erfolg bringt.
2. Marketing, gelb, da es die Kreativität anregt, hier ist alles drin von Corporate Disigns, über Werbung, Messe etc.
3. Produkte / Dienstleistung, grün für konstantes Wachstum
4. Verwaltung, blau hier geht es um Finanzen, Versicherungen, Betriebsausstattung etc.
5. Privat, weiß, da speichere ich alle persönlichen Seminarunterlagen ab, Urlaubspläne etc.
Am besten einen Ausdruck des Aktenplans in der Nachschlagemappe aufbewahren

 

Die Methode von Nicole Sehl ist realistisch, langzeiterprobt, hocheffektiv und pragmatisch. Wenn Du dieses Buch bestellst und Schritt für Schritt umsetzt wirst auch Du erleben, wie viel leichter und erfolgreicher Du dein „Büro“ verwandelst.

Im Buch sind zahlreiche Beispiele und Anekdoten aus der Praxis und machen es zu einem leicht verständlichen und kurzweiligen Lesevergnügen.

Oder Du machst es wie ich und buchst Dir das geniale Seminar, es lohnt sich sicher auch für Dich
Ich wünsch Dir auf jeden Fall ein entspanntes, stressfreies arbeiten.

Und für heute einen traumhaft schönen Tag!

Sonnige Grüße
Amata